2010年10月12日火曜日

Google Documentでファイルをやり取りする

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ファイルのやり取りの際に時々利用しているのがGoogle Documentを使う方法です。

サーバーにアップするとか、Dropboxを使うとか、いろいろと方法はあります。
ですがGoogle Documentのお手軽さは大きな強みです。


Google Documentでファイルをやり取りする


既にGoogle Documentを利用されている方も多いと思うので、簡単に方法を書いてみます。

  1. Google Documentにアクセス
  2. 左サイド上部にある「アップロード」をクリック
  3. ファイルを選択

ここまででファイルがアップロードされます。
次は他の人でもファイルにアクセスできるようにします。

  1. ファイル名の左にあるチェックボックスで選択
  2. メインコンテンツ上部の「共有」をクリック
  3. 共有設定を選択
  4. 「ユーザーを追加」の欄に相手のアドレスを入力
  5. 「共有」をクリック

これで相手にメールが送信されます。
メールに書かれたリンクをクリックするとファイルの一覧画面に移動し、ダウンロードが出来ます。

ちなみに、Google Documentで作成したフォームに関しても同様に共有できます。
結果を全員で共有なども有効な利用法と言えます。

コメントの挿入

相手のアドレスを入力する欄の下に、コメントを入れるスペースがあります。
挨拶分や共有したファイルに関する内容を記載できます。

「共有」をクリックしたら送信されますので、ここで入力しなければファイル名とリンクだけが相手に届いてしまいます。

メールで送信

他にも、共有設定で「メールに添付して送信」を選べば添付ファイルとして送信できます。

メールのタイトル

共有設定の方法のいかんい関わらず、メールのタイトルは共有/添付したファイル名になるようです。

Google Documentの利点


Google Documentには以下のような利点があります。

Dropbox等のファイル共有ソフトに比べて

Dropbox等のファイル共有ソフトでやり取りする場合、ソフトをダウンロードする必要があります。
加えて、データにアクセスする為にパスワードやIDを用意しなければなりません。

毎回やりとりするなら便利ですが、一回きりなどの場合には手間がかかります。

その点、Google Documentはメールが受信できる環境があれば良いので、お手軽です。

宅ファイル等のファイル転送サービスに比べて

宅ファイル等のファイル転送サービスに比べると、Google Documentの方が無料で使える容量が大きい場合が多いはずです。

私個人は宅ファイルしか使った事がありませんが...。
他のサービスも似たような制限ではないでしょうか?

結び


なぜ今更こんな記事を書いたかといえば...。

先日合計10MBを越えるがファイルの送付を依頼され、その方法としてメールに添付してくれと指示されたからです。
先方では当たり前のようで、どんなに大きくてもメールに添付するとの事。

添付ファイルとして送信するのはなるべく小さな容量のファイルにするべきで、例えば1MBが常識的だと以前から考えていました。
もちろんこれは昔の制限であって今は違うのでしょうが、それでも10MBは大きいなと感じました。

今回はGoole Documentを使いましたが、容量制限で劣るとはいえ宅ファイルの様なファイル送信サービスもあります。
セキュリティも考えられた、こういったサービスが多数ある上で...。

メールにファイルを添付する方法は一般的なのでしょうか?

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