2011年1月1日土曜日

クライアントを引き込む打ち合わせの工夫

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クライアントを引き込む打ち合わせの工夫。

個人的に実践し、有効だと思っている方法です。
特別な方法ではないので、同じ事をしている方も多いとは思います。


打ち合わせで有効な方法


最初に本題を。
打ち合わせの時には以下の3点をお勧めします。

  • 相手に見えるようにノートを置いてメモをとる
  • 書いた単語や文章に丸をつけ線をひく
  • 図式化する

必要なことはこれだけ。
相手の理解を助けるだけではなく、お互いの理解が共有できます。

ただし、少人数での打ち合わせにしか使えません。
単純にノートを全員が見える状況でなければ使えないので。

効果


上記の3点で意図する効果は以下の通り。

相手に見えるようにノートを置いてメモをとる



メモをとる行為自体は、メモをとる人が打ち合わせについて理解をする為です。
後で参照する為の記録という意味もありますが。

つまりは、理解しようとしている事をノートに書くわけで、ノートを見せる事は頭に入れようとしている事を見せる行為です。
クライアントはこのノートを見て、打ち合わせに真剣に取り組んでいるのだと感じる事でしょう。

そしてなにより、クライアント自身が話した内容を正確に理解しているかを確認できます。

書いた単語や文章に丸をつけ線をひく



打ち合わせには同じ内容が度々出現します。
打ち合わせにおいて重要な意味を持っている単語や文章であると言えるでしょう。

一度書いていますので、文脈から外れていないのであれば丸で囲むなりして強調します。
加えて、他の単語との関連があればその単語へ線を引き、関係性を図式化します。

文字だけでは理解し難くとも、強調した表現を付与すれば重要性や関係性が明確に理解できます。
また、「これがここに対して重要ですね」などと話しながら行えば、クライアントとの理解の共有を更に進めることが可能です。

図式化する



単純に2つの案が出た場合。
ノートに箇条書きでかき分けるよりも、大きな四角を2つ書いてその中に入れ込む方が断然分かりやすくなります。

図は概要を把握する際に有効なだけでなく、その図の大きさの違いや矢印で関係性までも表す事が出来ます。
非常に優れた理解の方法です。

関係性を突き詰めればマインドマップなどになるでしょうが、そこまでせずとも打ち合わせでは十分です。

重要なのは相手を引き込む事


上記のいずれも、根本的な目的は1つ。

  • クライアントを打ち合わせに引き込み、内容の理解を共有する

クライアントは常に強い興味をもって、打ち合わせに臨むわけではありません。
モチベーションが低かったり、内容が理解できていなかったり...。

ノートも見せながら打ち合わせをすると、自然と内容に引き込む事が出来ます。
時にはクライアントがノートの単語を指差して発言する事さえあります。

ノートの内容を見てクライアントが理解を深め、業者側が同じように理解している事を確認できます。
もしもノートに間違いがあれば、クライントは指差して間違いを指摘する事でしょう。

難しい打ち合わせ

打ち合わせを効率よく、有意義な時間とする為には一方的に話すだけで難しいと言えます。

営業職の方の打ち合わせで時々見受けますが、自分がノってくるとひたすらしゃべります。
相手の表情や受け答えの変化に反応できていない状態です。

横から見ているとハラハラする展開です。

もちろん相手との相性や会話のスキルによっては、強引な営業が力強さを感じさせてうまくい事もあります。
しかし誰にでも使える方法とは言えず、難しい方法に思えます。

結び


打ち合わせでは、手を動かさずに目をみて耳を傾けて会話に集中しろ。
と、言われる事もあります。

それでうまくいくなら全く問題ありません。
しかしうまくいっていないと感じるならば。

他の方法を試すべきです。
その方法の1つとして、ノートを見せる方法はいかがでしょうか?

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